Команда з 80 осіб не обов’язково потребує 80 офісних шафок. Якщо у найнапруженіший день на роботі присутні лише 45 осіб, розподіл шафок у співвідношенні «одна на одну особу» може зайняти простір, який можна було б ефективніше використати на робочому місці. Проте замовлення 45 шафок все одно може виявитися невдалим, якщо відвідуваність зосереджена в певні періоди, деякі посади потребують постійного місця для зберігання речей або ж шоломи та сумки для ноутбуків не вміщаються за обрані дверцята.
Надійний спосіб визначити місткість шафок полягає в тому, щоб розділити постійних користувачів та одноденних відвідувачів, планувати виходячи з зафіксованих пікових показників відвідуваності, а не з тижневого середнього значення, та зарезервувати невелику кількість відділень на випадок непередбачених ситуацій. Лише після цього слід обирати розміри відділень, матеріали та замки.
Розрахунок потужності
Використовуйте один рядок, який зможуть перевірити всі учасники проєкту:
Необхідна кількість відсіків = користувачі з постійним доступом + користувачі спільного доступу в години пікового навантаження + оперативний резерв + відсіки спеціального призначення
Кожен показник відповідає на окреме питання. Об’єднання їх у єдиний показник співвідношення «кількість працівників до кількості шафок» приховує ті рішення, які згодом призводять до нестачі.
- Постійно закріплені користувачі: особи, чия посада, обладнання або режим роботи зумовлюють необхідність виділення для них окремого відсіку, який залишається у їхньому розпорядженні.
- Пікова кількість спільних користувачів: максимальна достовірна кількість незареєстрованих осіб, яким одночасно потрібне місце для зберігання речей. Слід використовувати дані про відвідуваність або бронювання за типові тижні, а не за середній день.
- Оперативний резерв: запас потужності на випадок прийому нових співробітників, несправності замків, затримок із прибиранням приміщень та несподіваної явки персоналу. Встановіть і задокументуйте відповідний відсоток, а не додавайте необґрунтований резерв.
- Спеціальні відсіки: для зберігання речей відвідувачів, кур’єрів, спільного обладнання, засобів захисту або інших предметів, які не повинні займати місце, відведене для особистих шафок.
Якщо відвідуваність продовжує змінюватися, слід розрахувати кілька сценаріїв. У базовому сценарії можна використовувати 90-й процентиль спостережуваної відвідуваності, а в екстремальному — найвищий показник за весь період спостереження. Це вибір, пов’язаний із плануванням, а не універсальний стандарт. Проектна команда повинна обрати рівень обслуговування та задокументувати обґрунтування цього вибору.
Виберіть умови зберігання ще до вибору товару
| Модель обслуговування | Що отримує користувач | Де це працює | Основні недоліки у запобіганні |
|---|---|---|---|
| Призначено | Кожен день у тому самому купе | Штатні співробітники, що працюють в офісі, обладнання, необхідне для виконання конкретних функцій, довгострокове зберігання | Порожні відсіки залишаються недоступними, коли їхні користувачі відсутні |
| Спільне денне користування | Будь-яка вільна кабіна для відвідування | Гібридні команди з надійними даними про відвідуваність та чіткими правилами щоденного випуску | Товари залишаються на ніч, тому, судячи з усього, вільні потужності зникають |
| Змішаний | Постійне сховище для визначених ролей та спільний пул | Робочі місця з різними режимами відвідування | Призначена група неформально розширюється і виснажує спільний ресурс |
Змішана модель часто заслуговує на випробування, оскільки вона дозволяє виявити винятки. Вона також запобігає тому, щоб потреби виїзного техніка, адміністратора або співробітника, який користується спеціалізованим обладнанням, диктували політику «один до одного» для всієї організації.
Виробники розрізняють шафи для штатних та гібридних працівників, а також варіанти з індивідуальним та безключовим замком. Наприклад, компанія Steelcase описує свої універсальні шафи як призначені як для штатних, так і для гібридних користувачів. Це підтверджує таке розрізнення, але не визначає необхідну кількість шаф. Це залежить від вашої політики щодо відвідування та зберігання речей.
Приклад розрахунку для робочого місця на 72 особи
Розглянемо гіпотетичне підприємство, у якому працює 72 співробітники:
- Дванадцять осіб потребують постійних відсіків, оскільки вони переважно працюють на об’єкті або зберігають речі, необхідні для виконання своїх обов’язків.
- Серед решти 60 осіб найвища достовірна спільна кількість запитів у вибірці відвідувачів становить 38.
- Команда встановлює резерв у розмірі 10 % від загального попиту. З урахуванням округлення це додає чотири відсіки.
- Ще чотири відсіки відведені для відвідувачів та спільного користування пристроями.
У підсумку виходить 12 + 38 + 4 + 4 = 58 відсіків. Це на 14 менше, ніж у разі розподілу «один до одного», але на 13 більше, ніж у разі простого копіювання найвищого зафіксованого показника чисельності — 45 осіб. Різниця пояснюється тим, що враховуються обіцянки щодо якості обслуговування та винятки, а не підхід, за якого всіх користувачів розглядають як однакових.
Перш ніж замовити 58 однакових дверей, розділіть загальну кількість на те, що має поміститися всередині. При розрахунку місткості враховуються відсіки; на наступному етапі визначаються їхні корисні розміри.
Розмір відсіків на основі наборів реальних предметів
Шафка, яку називають «особистим місцем для зберігання речей», може потребувати зберігання дуже різних комбінацій предметів. Складіть короткий перелік предметів для кожної групи користувачів:
- ноутбук, зарядний пристрій і невелика сумка через плече;
- рюкзак та мотоциклетний або велосипедний шолом;
- пальто, взуття або змінний одяг;
- файли, зразки або інструменти, які повинні зберігатися у вертикальному положенні;
- пристрої спільного користування, які потребують електроживлення, вентиляції або контрольованого доступу.
Тоді попросіть постачальника надати внутрішні розміри, а не лише зовнішні розміри шафи. Петлі, корпуси замків, полиці та виступи на дверях можуть зменшити корисний простір отвору. Перевірка на відповідність за допомогою найбільшої реальної сумки, шолома чи пристрою є надійнішою, ніж вибір на основі фотографії.
Studio OfficeПоточний асортимент компанії демонструє, чому цей крок має значення. Сталеві стійки та шафки для роздягалень мають кілька рівнів, тоді як компактні шафки з HPL проектуються з відсіками на всю висоту або двоярусними. Це різні інструменти планування. Правильний формат залежить від переліку предметів та умов розміщення.
Розміщуйте шафки там, де насправді відбувається повсякденна діяльність
Розташування впливає на те, наскільки місткість здається доступною для використання. Один блок біля входу може підійти для відвідувачів, які приходять на один день: вони залишають сумку один раз і забирають її перед відходом. Розташовані по всьому приміщенню блоки можуть скоротити відстань, яку доводиться проходити командам, що працюють на різних поверхах, але водночас створюють окремі зони зберігання. Десять порожніх відсіків на іншому поверсі можуть не вирішити проблему нестачі місця там, куди прибуває команда.
На кресленні позначте повну глибину шафи, кут відкриття дверей та місце, де стоїть людина біля дверей. Переконайтеся, що двоє користувачів можуть отримати доступ до сусідніх відсіків, не перекриваючи головний прохід. Двері та користувачі, що очікують, не повинні перекривати необхідні евакуаційні шляхи та зони вільного пересування; проектувальник повинен підтвердити відповідність об’єкта чинним вимогам.
Замок — це також робочий процес
Замк на ключ може бути простим у використанні, але хтось повинен контролювати запасні ключі та їх заміну. Клавіатурна система або система RFID може підтримувати спільне використання, проте для цього необхідна чітко визначена процедура скидання налаштувань та обходу обмежень. У власних рекомендаціях компанії Digilock розрізняються поняття «спільне використання» та «призначене використання», а інструкції щодо обходу обмежень підтверджують, що облікові дані manager є частиною системи. Це корисне нагадування для закупівельників: слід вказувати не лише облікові дані користувача, а й дані адміністратора.
Перш ніж обирати обладнання, призначте особу, відповідальну за:
- видача та вилучення ключів, кодів або карток;
- відкриття відсіку у разі втрати посвідчення;
- вивезення речей, що залишилися після закінчення дозволеного терміну;
- забезпечення безпеки облікових даних manager ;
- заміна батарей та ведення обліку технічного обслуговування в місцях, де використовуються електронні замки;
- визначення того, чи слід реєструвати події доступу, а якщо так, то встановлення відповідної процедури щодо захисту персональних даних та зберігання даних.
Інформація, яку має містити корисна цитата
Чіткий опис замовлення полегшує порівняння пропозицій від різних постачальників. Вкажіть:
- призначені, спільні та цільові величини;
- період відвідування та використаний показник пікового навантаження;
- відсоток резерву та його обґрунтування;
- набори деталей та мінімальні внутрішні розміри з зазором;
- схема розміщення відсіків повної висоти, ярусної або змішаної;
- режим блокування, облікові дані, перевизначення параметра « manager » та процедура використання запасного ключа;
- вимоги щодо нумерації або вказівників;
- вимоги до матеріалів, обробки, вентиляції та прибирання;
- кріплення до стіни, підлоги або між банками;
- розміри ділянки, обмеження щодо доступу та відповідальність за остаточні вимірювання.
Не затверджуйте графік, спираючись лише на кількість дверей. Попросіть надати фасадний вигляд, на якому позначено кожен тип приміщень, а також план, на якому показано блок із відкритими дверима. Цей креслення стане загальним орієнтиром для постачальника меблів, дизайнера, команди з обслуговування приміщень та монтажників.
Коли «один шафка на людину» — це все ще правильне рішення
Індивідуальне виділення шафки може бути доцільним, коли більшість співробітників приходять на роботу щодня, особисті речі залишаються на ніч, посади вимагають спеціального обладнання або організація надає більшого значення наявності постійного особистого місця, ніж зменшенню площі, зайнятої шафками. Метод розрахунку місткості не змушує знижувати це співвідношення. Він лише чітко визначає рішення щодо витрат та обслуговування.
Якщо на вашому робочому місці передбачено кілька моделей відвідуваності, підготуйте розрахунок із чотирма частинами та перелік предметів, перш ніж обговорювати варіанти оздоблення. Studio Office Тоді ви зможете оцінити планування з урахуванням варіантів офісних шафок. Для конфігурації, що відповідає конкретному проєкту, замовте кошторис, вказавши кількість співробітників, пікову відвідуваність, план приміщення та перелік предметів, що підлягають зберіганню.
