Μια ομάδα 80 ατόμων δεν χρειάζεται αυτομάτως 80 ντουλάπια γραφείου. Αν την πιο πολυσύχναστη ημέρα παρευρίσκονται μόνο 45 άτομα, η κατανομή ενός ντουλαπιού ανά άτομο ενδέχεται να καταλαμβάνει χώρο που θα μπορούσε να αξιοποιηθεί καλύτερα στον χώρο εργασίας. Ωστόσο, η παραγγελία 45 ντουλαπιών μπορεί να αποδειχθεί ανεπαρκής όταν η παρουσία συγκεντρώνεται σε συγκεκριμένες ώρες, ορισμένες θέσεις εργασίας απαιτούν μόνιμη αποθήκευση ή τα κράνη και οι τσάντες φορητών υπολογιστών δεν χωράνε στις επιλεγμένες πόρτες.
Ο αξιόπιστος τρόπος για τον προσδιορισμό της χωρητικότητας των ντουλαπιών είναι να διαχωρίσετε τους μόνιμους χρήστες από τους ημερήσιους, να βασίσετε τον σχεδιασμό σας στην παρατηρούμενη μέγιστη προσέλευση και όχι στον εβδομαδιαίο μέσο όρο, και να κρατήσετε έναν μικρό αριθμό διαμερισμάτων για λειτουργικές εξαιρέσεις. Μόνο τότε θα πρέπει να επιλέξετε τα μεγέθη των διαμερισμάτων, τα υλικά και τις κλειδαριές.
Ο υπολογισμός της χωρητικότητας
Χρησιμοποιήστε μια γραμμή κώδικα που μπορούν να ελέγξουν όλοι οι συμμετέχοντες στο έργο:
Απαιτούμενα τμήματα = μόνιμα εκχωρημένοι χρήστες + χρήστες κοινής χρήσης σε ώρες αιχμής + επιχειρησιακό απόθεμα + τμήματα ειδικής χρήσης
Κάθε όρος απαντά σε ένα διαφορετικό ερώτημα. Η συνένωσή τους σε μια ενιαία αναλογία εργαζομένων προς ντουλάπια αποκρύπτει τις αποφάσεις που προκαλούν ελλείψεις αργότερα.
- Μόνιμα κατανεμημένοι χρήστες: άτομα των οποίων ο ρόλος, ο εξοπλισμός ή το πρότυπο εργασίας δικαιολογούν την ύπαρξη ενός διαμερίσματος που παραμένει δικό τους.
- Μέγιστος αριθμός κοινών χρηστών: ο υψηλότερος αξιόπιστος αριθμός ατόμων που δεν έχουν συγκεκριμένη θέση και χρειάζονται χώρο αποθήκευσης ταυτόχρονα. Χρησιμοποιήστε τα αρχεία παρουσίας ή τα δεδομένα κρατήσεων για αντιπροσωπευτικές εβδομάδες, όχι για μια μέση ημέρα.
- Λειτουργικό απόθεμα: εφεδρική χωρητικότητα για νέους εργαζόμενους, χαλασμένες κλειδαριές, καθυστερήσεις στην εκκένωση των χώρων και απρόβλεπτη παρουσία. Καθορίστε και καταγράψτε το ποσοστό, αντί να προσθέτετε ένα αδικαιολόγητο περιθώριο.
- Χώροι ειδικής χρήσης: αποθηκευτικός χώρος για επισκέπτες, κούριερ, κοινόχρηστες συσκευές, προστατευτικό εξοπλισμό ή άλλες χρήσεις που δεν πρέπει να ανταγωνίζονται τα προσωπικά ντουλάπια.
Εάν η προσέλευση εξακολουθεί να παρουσιάζει διακυμάνσεις, υπολογίστε περισσότερα από ένα σενάρια. Σε ένα βασικό σενάριο θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί το 90ό εκατοστημόριο της παρατηρούμενης προσέλευσης, ενώ σε ένα σενάριο ακραίων συνθηκών θα χρησιμοποιηθεί η ημέρα με την υψηλότερη καταγεγραμμένη προσέλευση. Πρόκειται για επιλογή σχεδιασμού και όχι για καθολικό πρότυπο. Η ομάδα του έργου θα πρέπει να επιλέξει το επίπεδο εξυπηρέτησης και να καταγράψει τα στοιχεία στα οποία βασίζεται η επιλογή αυτή.
Επιλέξτε τον τρόπο αποθήκευσης πριν από το προϊόν
| Μοντέλο παροχής υπηρεσιών | Τι λαμβάνει ο χρήστης | Πού λειτουργεί | Κύρια αδυναμία πρόληψης |
|---|---|---|---|
| Ανατέθηκε | Κάθε μέρα το ίδιο διαμέρισμα | Μόνιμο προσωπικό γραφείου, εξοπλισμός ειδικός για κάθε θέση εργασίας, μακροπρόθεσμη αποθήκευση | Τα κενά διαμερίσματα παραμένουν μη διαθέσιμα όταν οι χρήστες τους απουσιάζουν |
| Κοινή χρήση κατά τη διάρκεια της ημέρας | Οποιοδήποτε ελεύθερο διαμέρισμα για την επίσκεψη | Υβριδικές ομάδες με αξιόπιστα στοιχεία παρουσίας και σαφή κανόνα καθημερινής παράδοσης | Τα αντικείμενα παραμένουν εκεί όλη τη νύχτα, οπότε η φαινομενικά ελεύθερη χωρητικότητα εξαφανίζεται |
| Μικτό | Μόνιμη αποθήκευση για καθορισμένους ρόλους, καθώς και μια κοινόχρηστη ομάδα | Χώροι εργασίας με διάφορα πρότυπα παρουσίας | Η ομάδα που έχει οριστεί διευρύνεται ανεπίσημα και εξαντλεί τον κοινό πόρο |
Το μικτό μοντέλο αξίζει συχνά να δοκιμαστεί, καθώς καθιστά ορατές τις εξαιρέσεις. Επιπλέον, αποτρέπει το ενδεχόμενο οι ανάγκες ενός τεχνικού πεδίου, ενός υπαλλήλου υποδοχής ή ενός υπαλλήλου με εξειδικευμένο εξοπλισμό να υπαγορεύουν μια πολιτική «ένα προς ένα» για ολόκληρο τον οργανισμό.
Οι κατασκευαστές διακρίνουν μεταξύ χώρων αποθήκευσης για μόνιμους και υβριδικούς εργαζόμενους, καθώς και μεταξύ επιλογών κλειδώματος με ατομικό κλειδί και χωρίς κλειδί. Για παράδειγμα, η Steelcase περιγράφει τα ντουλάπια Universal Lockers της τόσο για μόνιμους όσο και για υβριδικούς χρήστες. Αυτό ενισχύει τη διάκριση, αλλά δεν καθορίζει τον αριθμό των ντουλαπιών που χρειάζεστε. Αυτό εξαρτάται από την πολιτική σας σχετικά με την παρουσία και την αποθήκευση.
Ένα παράδειγμα με λεπτομερείς υπολογισμούς για έναν χώρο εργασίας με 72 άτομα
Ας υποθέσουμε μια υποθετική επιχείρηση με 72 υπαλλήλους:
- Δώδεκα άτομα χρειάζονται μόνιμους χώρους αποθήκευσης, καθώς εργάζονται κυρίως επί τόπου ή αποθηκεύουν αντικείμενα που σχετίζονται με τα καθήκοντά τους.
- Από τα υπόλοιπα 60 άτομα, ο υψηλότερος αξιόπιστος μέσος όρος που προέκυψε από το δείγμα των παρευρισκομένων είναι 38.
- Η ομάδα ορίζει ένα απόθεμα ίσο με το 10% της συνολικής ζήτησης. Στρογγυλοποιώντας προς τα πάνω, αυτό προσθέτει τέσσερα διαμερίσματα.
- Τέσσερα ακόμη διαμερίσματα προορίζονται για τους επισκέπτες και τις κοινόχρηστες συσκευές.
Ο υπολογισμός είναι 12 + 38 + 4 + 4 = 58 διαμερίσματα. Αυτό είναι 14 λιγότερα από ό,τι σε μια κατανομή «ένα προς ένα», αλλά 13 περισσότερα από ό,τι αν απλώς αντιγράφαμε τον υψηλότερο καταγεγραμμένο αριθμό χρηστών, που είναι 45. Η διαφορά οφείλεται στο γεγονός ότι λαμβάνεται υπόψη η δέσμευση παροχής υπηρεσιών και οι εξαιρέσεις, αντί να αντιμετωπίζονται όλοι οι χρήστες ως πανομοιότυποι.
Πριν παραγγείλετε 58 πανομοιότυπες πόρτες, διαιρέστε το συνολικό αριθμό με ό,τι πρέπει να χωρέσει στο εσωτερικό. Ο υπολογισμός της χωρητικότητας βασίζεται στον αριθμό των διαμερισμάτων· το επόμενο βήμα καθορίζει τα ωφέλιμα μεγέθη τους.
Κατηγοριοποίηση μεγεθών από πραγματικά σύνολα αντικειμένων
Ένα ντουλάπι που περιγράφεται ως «προσωπικός χώρος αποθήκευσης» ενδέχεται να πρέπει να φιλοξενεί πολύ διαφορετικούς συνδυασμούς αντικειμένων. Καταρτίστε έναν σύντομο κατάλογο αντικειμένων για κάθε ομάδα χρηστών:
- φορητός υπολογιστής, φορτιστής και μικρή τσάντα ώμου·
- σακίδιο πλάτης και κράνος μοτοσικλέτας ή ποδηλάτου·
- παλτό, υποδήματα ή μια αλλαξιά ρούχων·
- αρχεία, δείγματα ή εργαλεία που πρέπει να παραμείνουν σε όρθια θέση·
- συσκευές κοινής χρήσης που απαιτούν τροφοδοσία, εξαερισμό ή ελεγχόμενη πρόσβαση.
Στη συνέχεια, ζητήστε από τον προμηθευτή τις εσωτερικές καθαρές διαστάσεις και όχι μόνο τις εξωτερικές διαστάσεις του ντουλαπιού. Οι μεντεσέδες, τα σώματα των κλειδαριών, τα ράφια και τα περιθώρια των πορτών μπορούν να μειώσουν το ωφέλιμο άνοιγμα. Μια δοκιμή προσαρμογής με την μεγαλύτερη πραγματική τσάντα, κράνος ή συσκευή είναι πιο αξιόπιστη από την επιλογή βάσει φωτογραφίας.
Studio OfficeΗ τρέχουσα σειρά προϊόντων της εταιρείας δείχνει γιατί αυτό το βήμα είναι σημαντικό. Οι μεταλλικές ράβδοι και τα ντουλάπια των αποδυτηρίων περιλαμβάνουν διατάξεις πολλαπλών επιπέδων, ενώ τα ντουλάπια Compact HPL έχουν σχεδιαστεί με διαμερίσματα πλήρους ύψους ή δύο επιπέδων. Πρόκειται για διαφορετικά εργαλεία σχεδιασμού. Η σωστή μορφή εξαρτάται από τον κατάλογο των αντικειμένων και το περιβάλλον.
Τοποθετήστε τα ντουλάπια εκεί όπου πραγματοποιείται η καθημερινή ρουτίνα
Η τοποθεσία επηρεάζει το πόση χωρητικότητα θεωρείται διαθέσιμη. Μια μεμονωμένη σειρά θυρίδων κοντά στην είσοδο μπορεί να εξυπηρετήσει τους χρήστες που επισκέπτονται το χώρο για μία μέρα, οι οποίοι αφήνουν την τσάντα τους μία φορά και την παραλαμβάνουν κατά την αναχώρησή τους. Οι κατανεμημένες σειρές θυρίδων μπορούν να μειώσουν την απόσταση που πρέπει να διανύσουν οι ομάδες που βρίσκονται σε διαφορετικούς ορόφους, αλλά δημιουργούν επίσης ξεχωριστές ομάδες θυρίδων. Δέκα κενά διαμερίσματα σε έναν άλλο όροφο ενδέχεται να μην καλύψουν την έλλειψη χώρου εκεί όπου φτάνει μια ομάδα.
Σημειώστε στο σχέδιο το συνολικό βάθος του ντουλαπιού, την ακτίνα ανοίγματος της πόρτας και ένα άτομο που στέκεται στην πόρτα. Βεβαιωθείτε ότι δύο χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε παρακείμενα διαμερίσματα χωρίς να εμποδίζουν την κύρια διαδρομή. Φροντίστε ώστε οι πόρτες και οι χρήστες που περιμένουν να μην εμποδίζουν τις απαιτούμενες διαδρομές διαφυγής και τους προσβάσιμους χώρους κυκλοφορίας, ενώ ο σχεδιαστής του έργου πρέπει να επιβεβαιώσει τις ισχύουσες απαιτήσεις για τον χώρο.
Μια κλειδαριά αποτελεί επίσης μια διαδικασία λειτουργίας
Μια κλειδαριά με κλειδί μπορεί να είναι απλή, αλλά κάποιος πρέπει να διαχειρίζεται τα εφεδρικά κλειδιά και τα ανταλλακτικά. Ένα σύστημα με πληκτρολόγιο ή RFID μπορεί να υποστηρίζει την κοινή χρήση, ωστόσο απαιτεί μια καθορισμένη διαδικασία επαναφοράς και παράκαμψης. Οι οδηγίες της ίδιας της Digilock διακρίνουν την κοινή χρήση από την εκχωρημένη χρήση, ενώ οι οδηγίες παράκαμψης επιβεβαιώνουν ότι τα διαπιστευτήρια « manager » αποτελούν μέρος του συστήματος. Αυτό αποτελεί μια χρήσιμη υπενθύμιση για τις προμήθειες: καθορίστε τόσο τα διαπιστευτήρια διαχείρισης όσο και τα διαπιστευτήρια χρήστη.
Πριν από την επιλογή του εξοπλισμού, ορίστε το πρόσωπο που θα είναι υπεύθυνο για:
- έκδοση και ανάκτηση κλειδιών, κωδικών ή καρτών·
- το άνοιγμα ενός διαμερίσματος σε περίπτωση απώλειας ενός διαπιστευτηρίου·
- απομάκρυνση αντικειμένων που έχουν παραμείνει μετά τη λήξη της επιτρεπόμενης περιόδου·
- διασφάλιση της ασφάλειας των διαπιστευτηρίων του manager ·
- αντικατάσταση μπαταριών και καταγραφή εργασιών συντήρησης σε χώρους όπου χρησιμοποιούνται ηλεκτρονικές κλειδαριές·
- να αποφασίζει εάν θα καταγράφονται τα συμβάντα πρόσβασης και, σε περίπτωση που καταγράφονται, να καθορίζει την κατάλληλη διαδικασία προστασίας της ιδιωτικής ζωής και διατήρησης των δεδομένων.
Οι πληροφορίες που πρέπει να περιλαμβάνει μια χρήσιμη προσφορά
Μια σαφής περιγραφή της ανάθεσης διευκολύνει τη σύγκριση των ανταγωνιστικών προσφορών. Να συμπεριλάβετε:
- ποσότητες που έχουν διατεθεί, κοινές και ειδικού σκοπού·
- η περίοδος καταγραφής της προσέλευσης και ο δείκτης αιχμής που χρησιμοποιήθηκαν·
- το ποσοστό αποθεματικού και τον λόγο για τον οποίο καθορίστηκε·
- σύνολα στοιχείων και ελάχιστες ελεύθερες εσωτερικές διαστάσεις·
- πίνακας διαμερισμάτων πλήρους ύψους, κλιμακωτών ή μικτών·
- λειτουργία κλειδώματος, διαπιστευτήρια, παράκαμψη μέσω του αρχείου « manager » και διαδικασία εφεδρικού κλειδιού·
- απαιτήσεις αρίθμησης ή σήμανσης;
- απαιτήσεις σχετικά με τα υλικά, το φινίρισμα, τον αερισμό και τον καθαρισμό·
- μέθοδος στερέωσης σε τοίχο, δάπεδο ή από άκρη σε άκρη·
- διαστάσεις του χώρου, περιορισμοί πρόσβασης και ευθύνη για την τελική μέτρηση.
Μην εγκρίνετε το χρονοδιάγραμμα βασιζόμενοι αποκλειστικά στον αριθμό των θυρών. Ζητήστε μια όψη στην οποία να επισημαίνονται όλοι οι τύποι χώρων, καθώς και μια κάτοψη που να απεικονίζει την τράπεζα με τις πόρτες ανοιχτές. Το σχέδιο αυτό θα αποτελέσει το κοινό σημείο αναφοράς για τον προμηθευτή επίπλων, τον σχεδιαστή, την ομάδα εγκαταστάσεων και τον εγκαταστάτη.
Όταν ένα ντουλάπι ανά άτομο εξακολουθεί να είναι η σωστή λύση
Η κατανομή «ένα προς ένα» μπορεί να είναι λογική όταν οι περισσότεροι εργαζόμενοι προσέρχονται καθημερινά, τα προσωπικά αντικείμενα παραμένουν στο χώρο κατά τη διάρκεια της νύχτας, οι θέσεις εργασίας απαιτούν ειδικό εξοπλισμό ή ο οργανισμός δίνει μεγαλύτερη σημασία στη διατήρηση μόνιμης προσωπικής βάσης παρά στη μείωση του χώρου που καταλαμβάνουν τα ντουλάπια. Η μέθοδος της χωρητικότητας δεν επιβάλλει χαμηλότερη αναλογία. Καθιστά σαφή την απόφαση σχετικά με το κόστος και την εξυπηρέτηση.
Εάν ο χώρος εργασίας σας παρουσιάζει διάφορα πρότυπα παρουσίας, προετοιμάστε τον υπολογισμό των τεσσάρων μερών και τον κατάλογο των στοιχείων πριν συζητήσετε τα φινιρίσματα. Studio Office Στη συνέχεια, μπορείτε να αξιολογήσετε τη διάταξη σε σχέση με τις διαθέσιμες επιλογές ντουλαπιών γραφείου. Για μια διαμόρφωση ειδικά προσαρμοσμένη στο έργο σας, ζητήστε προσφορά αναφέροντας τον αριθμό των εργαζομένων, τη μέγιστη παρουσία, την κάτοψη και τον κατάλογο των αντικειμένων που θα αποθηκευτούν.
