Οι σύγχρονοι εργαζόμενοι δεν δουλεύουν πάντα με τον ίδιο τρόπο. Κάποιες εργασίες χρειάζονται ησυχία και συγκέντρωση, ενώ άλλες αποδίδουν καλύτερα μέσα από ομαδική δουλειά, συζήτηση ή κίνηση.
Εδώ ακριβώς έρχεται η εργασία βάσει δραστηριοτήτων. Αντί να δίνει σε κάθε εργαζόμενο το ίδιο γραφείο και τον ίδιο χώρο, ένα γραφείο οργανωμένο βάσει δραστηριοτήτων προσφέρει διαφορετικές ζώνες για διαφορετικά είδη εργασίας.
Ένας εργαζόμενος μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα ήσυχο γραφείο για συγκεντρωμένη εργασία το πρωί, να μετακινηθεί σε έναν χώρο συσκέψεων για μια συνάντηση της ομάδας και αργότερα να αξιοποιήσει έναν χώρο lounge για μια άτυπη συζήτηση.
Για τις επιχειρήσεις στην Κύπρο και αλλού, η προσέγγιση αυτή δημιουργεί γραφεία πιο ευέλικτα, πιο άνετα και έτοιμα για τις μεταβαλλόμενες συνήθειες εργασίας.
Τι θα βρείτε σε αυτό το άρθρο
- Τι σημαίνει εργασία βάσει δραστηριοτήτων
- Γιατί τα γραφεία χρειάζονται διαφορετικά περιβάλλοντα εργασίας
- Οι βασικές ζώνες ενός χώρου εργασίας βάσει δραστηριοτήτων
- Τα έπιπλα που χρειάζεται η ευέλικτη εργασία
- Ο ρόλος της τεχνολογίας
- Τα οφέλη της εργασίας βάσει δραστηριοτήτων
- Πρακτικές συμβουλές σχεδιασμού γραφείου
- Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η εργασία βάσει δραστηριοτήτων;
Η εργασία βάσει δραστηριοτήτων (activity-based working, ABW) είναι μια προσέγγιση σχεδιασμού γραφείων που δίνει στους εργαζόμενους επιλογή χώρων ανάλογα με την εργασία που κάνουν.
Αντί να αντιστοιχίζεται ένα σταθερό γραφείο σε κάθε εργαζόμενο, το γραφείο περιλαμβάνει διαφορετικούς χώρους για διαφορετικές δραστηριότητες.
Για παράδειγμα, ένα γραφείο μπορεί να διαθέτει:
- Ατομικές θέσεις εργασίας
- Ήσυχες ζώνες
- Αίθουσες συσκέψεων
- Χώρους συνεργασίας
- Χώρους lounge
- Τηλεφωνικούς θαλάμους
- Χώρους χαλάρωσης
Η ιδέα είναι απλή: ο χώρος πρέπει να ταιριάζει στην εργασία.
Σε τι διαφέρει η εργασία βάσει δραστηριοτήτων από τα παραδοσιακά γραφεία
Τα παραδοσιακά γραφεία συνήθως δίνουν σε κάθε εργαζόμενο ένα μόνιμο γραφείο. Η διάταξη μπορεί να παραμένει ίδια ακόμη κι όταν αλλάζει το είδος της εργασίας.
Η εργασία βάσει δραστηριοτήτων υιοθετεί μια πιο ευέλικτη προσέγγιση.
Ο εργαζόμενος δεν χρειάζεται να ολοκληρώνει κάθε εργασία στο ίδιο γραφείο. Μπορεί να επιλέξει τον χώρο που ταιριάζει στη δραστηριότητα της στιγμής.
Αυτό είναι χρήσιμο για επιχειρήσεις με υβριδικές ομάδες, κοινόχρηστους χώρους εργασίας και εργαζόμενους που εναλλάσσονται ανάμεσα σε ατομικές και ομαδικές εργασίες κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Γιατί τα γραφεία πρέπει να υποστηρίζουν διαφορετικούς τρόπους εργασίας
Οι άνθρωποι έχουν διαφορετικές προτιμήσεις στον τρόπο που δουλεύουν, και ακόμη και ο ίδιος εργαζόμενος μπορεί να χρειάζεται διαφορετικά περιβάλλοντα μέσα στην ημέρα.
Οι εργασίες που απαιτούν συγκέντρωση χρειάζονται έναν ήσυχο χώρο με λίγους περισπασμούς. Ένα brainstorming μπορεί να χρειάζεται ένα μεγάλο τραπέζι όπου οι άνθρωποι ανταλλάσσουν ιδέες. Μια βιντεοκλήση απαιτεί ιδιωτικότητα και καλή ακουστική.
Ένα καλά σχεδιασμένο γραφείο πρέπει να υποστηρίζει αυτές τις διαφορετικές ανάγκες.
Αντί να ζητά από τους εργαζόμενους να προσαρμοστούν σε ένα σταθερό περιβάλλον, η εργασία βάσει δραστηριοτήτων τους δίνει περισσότερες επιλογές.
Βοηθά επίσης τις επιχειρήσεις να αξιοποιούν καλύτερα τον χώρο του γραφείου. Οι ζώνες εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς μέσα στην ημέρα, αντί να μένουν άδειες όταν δεν χρησιμοποιούνται για την αρχική τους λειτουργία.
Οι βασικές ζώνες ενός χώρου εργασίας βάσει δραστηριοτήτων
Ένα γραφείο βάσει δραστηριοτήτων πρέπει να περιλαμβάνει έναν συνδυασμό χώρων. Ο ακριβής συνδυασμός εξαρτάται από το μέγεθος του γραφείου, τον αριθμό των εργαζομένων και το είδος της εργασίας τους.
Ζώνες συγκέντρωσης για ατομική εργασία
Οι ζώνες συγκέντρωσης σχεδιάζονται για εργασίες που απαιτούν προσήλωση. Μπορούν να περιλαμβάνουν ατομικές θέσεις εργασίας, ιδιωτικά γραφεία ή ήσυχες ζώνες με ακουστικά πετάσματα.
Τα έπιπλα πρέπει να προσφέρουν σωστή εργονομική στήριξη, ενώ η διάταξη πρέπει να περιορίζει τον περιττό θόρυβο και τις διακοπές.
Χώροι συνεργασίας και συσκέψεων
Οι ομάδες χρειάζονται χώρους όπου μπορούν να συζητούν έργα, να λύνουν προβλήματα και να ανταλλάσσουν ιδέες.
Τα τραπέζια συσκέψεων, οι άνετες καρέκλες, οι λευκοπίνακες και τα έπιπλα που είναι έτοιμα για την τεχνολογία δημιουργούν αποτελεσματικούς χώρους συνεργασίας.
Δεν χρειάζεται κάθε συζήτηση μια μεγάλη αίθουσα συνεδριάσεων. Τα μικρά τραπέζια συσκέψεων και τα χαλαρά καθίσματα είναι χρήσιμα για γρήγορες κουβέντες και μικρότερες ομάδες.
Ήσυχοι και ιδιωτικοί χώροι
Τα ανοιχτά γραφεία μπορεί να γίνουν πολύβουα. Τα ήσυχα δωμάτια και οι ακουστικοί θάλαμοι εργασίας προσφέρουν μια εναλλακτική για εργαζόμενους που χρειάζονται ιδιωτικότητα.
Οι χώροι αυτοί είναι χρήσιμοι για:
- Τηλεφωνικές κλήσεις
- Βιντεοσυσκέψεις
- Συζητήσεις ένας προς έναν
- Συγκεντρωμένη εργασία
- Εμπιστευτικές συνομιλίες
Χώροι κοινωνικότητας και χαλάρωσης
Δεν χρειάζεται κάθε εργασία να γίνεται σε ένα γραφείο.
Τα καθίσματα lounge, οι καναπέδες, τα τραπεζάκια σαλονιού και οι άτυποι χώροι συναντήσεων στηρίζουν τις χαλαρές συζητήσεις και τα σύντομα διαλείμματα.
Οι χώροι αυτοί επιτρέπουν επίσης στους εργαζόμενους να απομακρυνθούν από την κύρια θέση εργασίας τους και να αλληλεπιδράσουν με συναδέλφους σε ένα πιο χαλαρό περιβάλλον.
Επιλογή των σωστών επίπλων για εργασία βάσει δραστηριοτήτων
Τα έπιπλα είναι από τα σημαντικότερα στοιχεία ενός χώρου εργασίας βάσει δραστηριοτήτων. Πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτα ώστε να υποστηρίζουν διαφορετικές δραστηριότητες, παραμένοντας άνετα και ανθεκτικά.
Ευέλικτα γραφεία και θέσεις εργασίας
Τα γραφεία πρέπει να υποστηρίζουν διαφορετικές στάσεις εργασίας και διατάξεις. Τα κινητά γραφεία και οι αρθρωτές θέσεις εργασίας μετακινούνται όταν αλλάζουν οι ομάδες ή οι ανάγκες του χώρου.
Τα ρυθμιζόμενα γραφεία προσφέρουν επίσης μεγαλύτερη ευελιξία, επιτρέποντας στους εργαζόμενους να εναλλάσσονται ανάμεσα στην καθιστή και την όρθια στάση.
Εργονομικές καρέκλες γραφείου
Ένα ευέλικτο γραφείο χρειάζεται και πάλι άνετα καθίσματα. Οι εργονομικές καρέκλες γραφείου πρέπει να προσφέρουν σωστή στήριξη και να επιτρέπουν στους χρήστες να τις ρυθμίζουν σύμφωνα με το σώμα τους.
Στους κοινόχρηστους χώρους εργασίας, οι ρυθμιζόμενες καρέκλες είναι ιδιαίτερα χρήσιμες, καθώς διαφορετικοί εργαζόμενοι μπορεί να χρησιμοποιούν την ίδια θέση εργασίας.
Αρθρωτά και κινητά έπιπλα
Τα αρθρωτά έπιπλα διευκολύνουν την αλλαγή της διάταξης ενός γραφείου. Τα κινητά τραπέζια, τα αποθηκευτικά έπιπλα, τα γραφεία και τα καθίσματα μετακινούνται για να δημιουργηθούν νέες διατάξεις για συσκέψεις, εκπαίδευση, ομαδική ή ατομική εργασία.
Έτσι μειώνεται η ανάγκη για μεγάλες αλλαγές όταν η επιχείρηση μεγαλώνει ή οι τρόποι εργασίας αλλάζουν.
Ακουστικά έπιπλα και χωρίσματα
Ο έλεγχος του θορύβου είναι σημαντικός στα γραφεία βάσει δραστηριοτήτων. Τα ακουστικά πετάσματα, τα καθίσματα με ψηλή πλάτη, τα χωρίσματα και οι θάλαμοι εργασίας διαχωρίζουν τις θορυβώδεις δραστηριότητες από τους χώρους συγκεντρωμένης εργασίας.
Έτσι επιτυγχάνεται καλύτερη ισορροπία ανάμεσα στην ανοιχτή συνεργασία και την ήσυχη συγκέντρωση.
Πώς η τεχνολογία υποστηρίζει την εργασία βάσει δραστηριοτήτων
Η τεχνολογία είναι σημαντικό μέρος ενός σύγχρονου ευέλικτου γραφείου.
Οι εργαζόμενοι χρειάζονται εύκολη πρόσβαση σε ρεύμα, σύνδεση στο διαδίκτυο, οθόνες και εργαλεία τηλεδιάσκεψης καθώς μετακινούνται από χώρο σε χώρο.
Τα έπιπλα που είναι έτοιμα για την τεχνολογία μπορούν να περιλαμβάνουν ενσωματωμένες πρίζες, θύρες φόρτισης USB, διαχείριση καλωδίων και δυνατότητες συνδεσιμότητας.
Οι χώροι συσκέψεων πρέπει επίσης να εξυπηρετούν τόσο τους παρόντες όσο και όσους συμμετέχουν εξ αποστάσεως. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για επιχειρήσεις με υβριδικές ομάδες.
Ο στόχος είναι η τεχνολογία να χρησιμοποιείται εύκολα, χωρίς τα καλώδια και ο εξοπλισμός να δημιουργούν ακαταστασία.
Τα οφέλη της εργασίας βάσει δραστηριοτήτων
Όταν σχεδιάζεται σωστά, η εργασία βάσει δραστηριοτήτων προσφέρει αρκετά οφέλη σε επιχειρήσεις και εργαζόμενους.
Μεγαλύτερη ευελιξία
Οι εργαζόμενοι επιλέγουν χώρο ανάλογα με την εργασία που πρέπει να ολοκληρώσουν. Έτσι το γραφείο προσαρμόζεται καλύτερα σε όλη τη διάρκεια της ημέρας.
Καλύτερη συνεργασία
Οι αποκλειστικοί χώροι συνεργασίας διευκολύνουν τις ομάδες να συναντιούνται και να ανταλλάσσουν ιδέες, χωρίς να ενοχλούν όσους εργάζονται σε πιο ήσυχες ζώνες.
Καλύτερη αξιοποίηση του χώρου
Ένα ευέλικτο γραφείο φιλοξενεί περισσότερες δραστηριότητες στην ίδια επιφάνεια. Ένας χώρος μπορεί να χρησιμοποιείται για συγκεντρωμένη εργασία τη μία στιγμή και για συνεργασία αργότερα.
Αυτό βοηθά τις επιχειρήσεις να αξιοποιούν καλύτερα τη διαθέσιμη επιφάνειά τους.
Πώς να σχεδιάσετε ένα γραφείο βάσει δραστηριοτήτων
Η δημιουργία ενός γραφείου βάσει δραστηριοτήτων απαιτεί κάτι περισσότερο από την αγορά διαφορετικών τύπων επίπλων. Ο χώρος πρέπει να σχεδιάζεται γύρω από τον τρόπο που εργάζονται πραγματικά οι εργαζόμενοι.
Κατανοήστε πώς εργάζονται οι εργαζόμενοι
Ξεκινήστε εξετάζοντας τα καθημερινά μοτίβα εργασίας.
Αναρωτηθείτε:
- Πόσοι εργαζόμενοι δουλεύουν στο γραφείο κάθε ημέρα;
- Πόσο συχνά συναντιούνται οι ομάδες;
- Ποιες εργασίες απαιτούν ιδιωτικότητα;
- Πόση ατομική εργασία γίνεται;
- Ποιοι χώροι υποχρησιμοποιούνται σήμερα;
Οι απαντήσεις αυτές βοηθούν να προσδιοριστεί ποιοι τύποι χώρων χρειάζονται.
Ισορροπήστε ανοιχτούς και ιδιωτικούς χώρους
Ένας αποτελεσματικός χώρος εργασίας βάσει δραστηριοτήτων δεν πρέπει να είναι εντελώς ανοιχτός ούτε εντελώς κλειστός. Αντίθετα, χρειάζεται ισορροπία. Οι ανοιχτοί χώροι υποστηρίζουν την επικοινωνία και την ομαδική εργασία, ενώ οι ιδιωτικοί χώροι προσφέρουν ησυχία για συγκεντρωμένη εργασία και κλήσεις.
Κάντε τον χώρο εύκολο να αλλάζει
Οι χώροι εργασίας εξελίσσονται συνεχώς. Νέοι εργαζόμενοι προστίθενται, οι ομάδες αλλάζουν και οι επιχειρήσεις υιοθετούν νέες μεθόδους εργασίας. Επιλέξτε αρθρωτά έπιπλα, κινητά τραπέζια, κινητά χωρίσματα και ευέλικτα καθίσματα που αναδιατάσσονται όταν χρειάζεται.
Έτσι το γραφείο προετοιμάζεται για το μέλλον χωρίς να απαιτείται πλήρης επανασχεδιασμός.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η εργασία βάσει δραστηριοτήτων;
Η εργασία βάσει δραστηριοτήτων είναι μια προσέγγιση σχεδιασμού γραφείων που προσφέρει διαφορετικούς χώρους για διαφορετικές εργασίες. Οι εργαζόμενοι επιλέγουν πού θα εργαστούν, ανάλογα με το αν χρειάζεται να συγκεντρωθούν, να συνεργαστούν, να συναντηθούν ή να κάνουν κλήσεις.
Ποια έπιπλα χρειάζονται για την εργασία βάσει δραστηριοτήτων;
Συνήθεις επιλογές είναι οι εργονομικές καρέκλες γραφείου, τα αρθρωτά γραφεία, τα κινητά τραπέζια, τα έπιπλα συσκέψεων, τα ακουστικά χωρίσματα, οι θάλαμοι εργασίας, τα καθίσματα lounge και οι ευέλικτες λύσεις αποθήκευσης.
Ταιριάζει η εργασία βάσει δραστηριοτήτων σε μικρά γραφεία;
Ναι. Και τα μικρά γραφεία μπορούν να εφαρμόσουν τις αρχές της εργασίας βάσει δραστηριοτήτων. Το κλειδί είναι κάθε χώρος να εξυπηρετεί περισσότερους από έναν σκοπούς. Τα ευέλικτα έπιπλα βοηθούν έναν μικρό χώρο να φιλοξενεί συσκέψεις, ατομική εργασία και συνεργασία.
Πώς υποστηρίζει η εργασία βάσει δραστηριοτήτων τους υβριδικούς εργαζόμενους;
Η εργασία βάσει δραστηριοτήτων δίνει στους υβριδικούς εργαζόμενους πρόσβαση σε διαφορετικά περιβάλλοντα εργασίας όταν έρχονται στο γραφείο. Οι κοινόχρηστες θέσεις εργασίας, οι χώροι συσκέψεων, τα ιδιωτικά δωμάτια και οι χώροι συνεργασίας στηρίζουν διαφορετικές δραστηριότητες, χωρίς να χρειάζεται κάθε εργαζόμενος μόνιμο γραφείο.
Συμπέρασμα
Η άνοδος της εργασίας βάσει δραστηριοτήτων αντανακλά μια σημαντική αλλαγή στον τρόπο που χρησιμοποιούνται τα σύγχρονα γραφεία. Οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται πλέον να ολοκληρώνουν κάθε εργασία από το ίδιο γραφείο.
Ένα καλά σχεδιασμένο γραφείο βάσει δραστηριοτήτων προσφέρει διαφορετικούς χώρους για συγκέντρωση, συνεργασία, συσκέψεις, κλήσεις και άτυπη εργασία. Τα σωστά έπιπλα κάνουν αυτούς τους χώρους ευέλικτους και άνετους, βοηθώντας παράλληλα τις επιχειρήσεις να αξιοποιούν καλύτερα τον διαθέσιμο χώρο.
Για τις εταιρείες που σχεδιάζουν ένα νέο γραφείο ή ανανεώνουν το υπάρχον, ο στόχος πρέπει να είναι απλός: ένας χώρος εργασίας που υποστηρίζει τον τρόπο που οι άνθρωποι εργάζονται πραγματικά.
Με ευέλικτα έπιπλα, καλή ακουστική, έξυπνη τεχνολογία και προσεκτικό σχεδιασμό χώρου, οι επιχειρήσεις δημιουργούν γραφεία έτοιμα για τις σημερινές ανάγκες και τις αυριανές αλλαγές.
Βασικά σημεία
- Η εργασία βάσει δραστηριοτήτων δίνει στους εργαζόμενους διαφορετικούς χώρους για διαφορετικές εργασίες.
- Τα γραφεία πρέπει να συνδυάζουν ζώνες συγκέντρωσης, συνεργασίας, ιδιωτικότητας και κοινωνικότητας.
- Οι εργονομικές καρέκλες και τα ευέλικτα γραφεία στηρίζουν την άνεση των εργαζομένων.
- Τα αρθρωτά και κινητά έπιπλα διευκολύνουν την αλλαγή της διάταξης του γραφείου.
- Οι ακουστικές λύσεις ισορροπούν τη συνεργασία με τη συγκεντρωμένη εργασία.
- Τα έπιπλα που είναι έτοιμα για την τεχνολογία υποστηρίζουν σύγχρονες και υβριδικές ομάδες.
- Ο σωστός σχεδιασμός βοηθά τις επιχειρήσεις να αξιοποιούν καλύτερα τον χώρο του γραφείου.
- Ο ευέλικτος σχεδιασμός γραφείων προσαρμόζεται καθώς αλλάζουν οι ανάγκες της επιχείρησης.
