Команда из 80 человек не обязательно нуждается в 80 офисных шкафчиках. Если в самый загруженный день на работе присутствуют только 45 человек, то выделение одного шкафчика на каждого сотрудника может привести к нерациональному использованию пространства, которое можно было бы лучше задействовать для рабочих целей. Однако заказ 45 шкафчиков всё равно может оказаться неудачным, если посещаемость концентрируется в определённые периоды, некоторым сотрудникам требуется постоянное место для хранения вещей или если шлемы и сумки для ноутбуков не помещаются в выбранные шкафчики.
Надежный способ определить вместимость шкафчиков заключается в том, чтобы разделить постоянных пользователей и посетителей, планировать исходя из наблюдаемых пиковых показателей посещаемости, а не из средненедельных показателей, а также зарезервировать небольшое количество ячеек на случай непредвиденных ситуаций. Только после этого следует выбирать размеры ячеек, материалы и замки.
Расчет мощности
Используйте одну строку, которую сможет проверить каждый участник проекта:
Требуемое количество отсеков = пользователи с постоянным доступом + пользователи с доступом в часы пиковой нагрузки + оперативный резерв + отсеки специального назначения
Каждый показатель отвечает на свой вопрос. Объединение их в единый показатель соотношения «количество сотрудников к количеству шкафчиков» скрывает те решения, которые впоследствии приводят к нехватке шкафчиков.
- Постоянно закрепленные пользователи: лица, чья должность, оборудование или режим работы обусловливают необходимость выделения отделения, которое остается в их распоряжении.
- Пиковое количество совместно использующих пользователей: максимальное достоверное число незакреплённых пользователей, которым одновременно требуется место для хранения данных. Для расчёта следует использовать данные о посещаемости или данные о бронировании за репрезентативные недели, а не за средний день.
- Оперативный резерв: запас мощностей на случай появления новых сотрудников, неисправных замков, задержек с освобождением помещений и непредвиденного присутствия. Установите и зафиксируйте соответствующий процент, а не добавляйте необоснованную надбавку.
- Специализированные отсеки: для хранения вещей посетителей, курьеров, общего пользования устройств, средств защиты или других целей, которые не должны дублировать функции личных шкафчиков.
Если показатели посещаемости продолжают меняться, следует рассчитать несколько сценариев. В базовом сценарии можно использовать 90-й процентиль наблюдаемой посещаемости, а в экстремальном — самый высокий показатель, зафиксированный за один день. Это вопрос планирования, а не универсальный стандарт. Проектная группа должна выбрать уровень обслуживания и зафиксировать обоснование своего выбора.
Выберите условия хранения до того, как выбрать товар
| Модель обслуживания | Что получает пользователь | Где это работает | Основная причина, по которой не удалось предотвратить |
|---|---|---|---|
| Назначено | Каждый день в одном и том же купе | Штатные сотрудники офиса, оборудование, необходимое для выполнения конкретных должностных обязанностей, долгосрочное хранение | Пустые отсеки остаются недоступными в отсутствие их пользователей |
| Совместное дневное пользование | Любой свободный отсек для посещения | Гибридные команды с достоверными данными о посещаемости и четким правилом ежедневного выпуска результатов | Товары оставляются на ночь, поэтому, по-видимому, свободные мощности исчезают |
| Смешанный | Постоянное хранилище для определённых ролей плюс общий пул | Рабочие места с несколькими режимами учета рабочего времени | Назначенная группа неформально расширяется и истощает общий резерв |
Смешанная модель часто заслуживает проверки, поскольку она позволяет выявить исключения. Кроме того, она не допускает, чтобы потребности выездного технического специалиста, администратора на рецепции или сотрудника, работающего со специальным оборудованием, диктовали единую политику для всей организации.
Производители проводят различие между шкафчиками для сотрудников, работающих в офисе, и для сотрудников, работающих в гибридном режиме, а также между вариантами с индивидуальной и бесключевой системой запирания. Например, компания Steelcase описывает свои шкафчики Universal Lockers как предназначенные как для сотрудников, работающих в офисе, так и для сотрудников, работающих в гибридном режиме. Это подтверждает существование такого различия, но не определяет необходимое количество шкафчиков. Оно зависит от вашей политики в отношении посещаемости и хранения вещей.
Пример расчета для рабочего места, рассчитанного на 72 человека
Рассмотрим гипотетическую компанию с 72 сотрудниками:
- Двенадцати людям нужны постоянные ячейки, поскольку они в основном работают на объекте или хранят вещи, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
- Среди остальных 60 человек наибольшее достоверное общее число запросов, выявленное на основе выборки посетителей, составляет 38.
- Команда устанавливает резерв в размере 10 % от общего спроса. При округлении в большую сторону это добавляет четыре отсека.
- Еще четыре отсека отведено для посетителей и общего пользования устройствами.
В результате получается 12 + 38 + 4 + 4 = 58 отсеков. Это на 14 меньше, чем при распределении «один к одному», но на 13 больше, чем при простом копировании максимальной зарегистрированной численности пользователей — 45. Разница объясняется тем, что учитываются обещания по обслуживанию и исключения, а не подход, при котором все пользователи рассматриваются как одинаковые.
Прежде чем заказать 58 одинаковых дверей, разделите общее количество на то, что должно поместиться внутри. При расчете вместимости учитываются отсеки; на следующем этапе определяются их полезные размеры.
Определение размеров отсеков на основе наборов реальных предметов
Шкафчик, обозначенный как «личное хранилище», может потребовать хранения самых разных наборов предметов. Составьте краткий перечень предметов для каждой группы пользователей:
- ноутбук, зарядное устройство и небольшая сумка через плечо;
- рюкзак и мотоциклетный или велосипедный шлем;
- пальто, обувь или сменную одежду;
- файлы, образцы или инструменты, которые должны оставаться в вертикальном положении;
- общие устройства, для работы которых требуется электропитание, вентиляция или контролируемый доступ.
В таком случае попросите поставщика предоставить размеры внутреннего пространства, а не только внешние габариты шкафа. Петли, корпуса замков, полки и отводы дверей могут уменьшить полезное пространство. Проверка на соответствие с помощью самой большой сумки, шлема или устройства, которые действительно будут храниться в шкафу, более надежна, чем выбор по фотографии.
Studio OfficeТекущий ассортимент компании демонстрирует, почему этот шаг имеет важное значение. Стальные шкафчики для персонала и раздевалок имеют многоярусную конструкцию, тогда как компактные шкафчики из HPL проектируются с отсеками полной высоты или двухъярусными. Это разные инструменты планирования. Правильный формат зависит от перечня предметов и условий установки.
Расположите шкафчики там, где на самом деле проходит повседневная деятельность
Расположение влияет на то, какая часть вместимости воспринимается как доступная для использования. Один ящик у входа может подойти посетителям, которые приходят на один день: они оставляют сумку один раз и забирают её при уходе. Распределённые ящики могут сократить расстояние, которое приходится проходить командам, разбросанным по этажам, но при этом они создают отдельные зоны хранения. Десять пустых ячеек на другом этаже могут не решить проблему нехватки места там, где работает команда.
На чертеже отметьте полную глубину шкафчика, радиус открывания двери и место, где стоит человек у двери. Убедитесь, что два пользователя могут получить доступ к соседним отсекам, не перегораживая главный проход. Двери и ожидающие пользователи не должны препятствовать проходу по требуемым эвакуационным путям и доступным зонам движения; проектировщик объекта должен подтвердить применимые к данному объекту требования.
Замок — это также рабочий процесс
Замки с ключом могут быть просты в использовании, но кто-то должен контролировать запасные ключи и их замену. Система с клавиатурой или RFID может поддерживать совместное использование, однако для этого необходим четко определенный процесс сброса настроек и обхода ограничений. В собственных рекомендациях компании Digilock проводится различие между совместным и назначенным использованием, а инструкции по обходу ограничений подтверждают, что учетные данные manager являются частью системы. Это полезное напоминание для заказчиков: указывайте не только учетные данные пользователя, но и данные администратора.
Прежде чем выбрать оборудование, назначьте лицо, ответственное за:
- выдача и изъятие ключей, кодов или карт;
- открытие отсека в случае утери удостоверения;
- уборка предметов, оставленных после истечения разрешенного срока;
- обеспечение безопасности учетных данных manager ;
- замена батареек и ведение учета технического обслуживания в случаях, когда используются электронные замки;
- принятие решения о том, следует ли регистрировать события доступа, и, в случае положительного ответа, определение соответствующей процедуры обеспечения конфиденциальности и хранения данных.
Информация, которую должна содержать полезная цитата
Четкое техническое задание облегчает сравнение конкурирующих предложений. Включите в него:
- назначенные, общие и специальные величины;
- используемый период учета посещаемости и показатель пиковой нагрузки;
- процент резерва и его обоснование;
- наборы деталей и минимальные внутренние чистые размеры;
- схема с отсеками полной высоты, ярусовой или смешанной;
- режим блокировки, учетные данные, переопределение параметра « manager » и процесс использования запасного ключа;
- требования к нумерации или системе ориентирования;
- требования к материалам, отделке, вентиляции и уборке;
- крепление к стене, полу или от берега до берега;
- размеры участка, ограничения по подъезду и ответственность за окончательную съемку.
Не утверждайте график, основываясь исключительно на количестве дверей. Попросите предоставить фасадный чертеж с обозначением всех типов помещений и план, на котором показан банк с открытыми дверями. Этот чертеж станет общим ориентиром для поставщика мебели, дизайнера, службы эксплуатации здания и монтажников.
Когда один шкафчик на человека по-прежнему остается оптимальным решением
Индивидуальное предоставление шкафчиков может быть целесообразным в тех случаях, когда большинство сотрудников приходят на работу ежедневно, личные вещи остаются на ночь, должностные обязанности требуют использования специального оборудования или организация придает большее значение наличию постоянного личного места, чем сокращению площади, занимаемой шкафчиками. Метод расчета вместимости не навязывает более низкое соотношение. Он позволяет четко обозначить решение, основанное на соотношении затрат и удобства.
Если на вашем рабочем месте предусмотрено несколько режимов посещаемости, подготовьте расчёт из четырёх частей и перечень предметов, прежде чем обсуждать варианты отделки. Studio Office Затем вы сможете оценить планировку с учетом имеющихся вариантов офисных шкафчиков. Для конфигурации, адаптированной к конкретному проекту, запросите коммерческое предложение, указав численность персонала, пиковую посещаемость, план этажа и перечень предметов, подлежащих хранению.
